基于智慧平台后勤管理服务模式的创新研究
基于智慧平台后勤管理服务模式的创新研究
王超
摘要：国家机关事务管理局对机关后勤工作提出要求，全面推进机关运行保障方式、业务流程和服务模式数字化智能化。建设集中统一的机关事务管理与服务数字化平台，推动传统保障方式的升级转型，推进机关后勤工作数字化、标准化，进一步提高服务的质量和效率。机关事务管理经过多年改革虽取得显著的成绩，但标准化与信息化不足的问题始终是掣肘发展的障碍。在大数据时代下，以数字科技和数字政府的建设为契机，以技术创新路径开辟“互联网＋机关事务”、“智慧后勤“新模式，使用创新的数字技术及人工智能手段对机关事务各项业务进行整合，建立智慧化后勤服务平台是未来的发展趋势。本文论述了主要适用于机关单位的智慧后勤服务平台的设计与分析，并阐述了基于智慧平台的创新后勤服务模式。
关键词： 智慧平台；后勤管理；后勤服务创新
引言：建立线上机关后勤服务平台具有积极的意义。一是通过平台，集成办公用房、公务用车、公共机构节能、机关运行成本等业务，实现数据纵向直报、横向打通，加强业务数据分析应用，提高科学决策水平。二是可以提高后勤资源的利用率，提高服务效率；三是使用者可以方便的利用平台提供的服务，实现设施报修、车辆申请等功能，同时监管者可使用监管接口，及时对各类业务实现流程、物料、服务等方面的监督。通过建立线上机关后勤服务平台，实现资源统筹、服务共享、监管到位。
一、智慧后勤服务平台功能概况
智慧后勤服务平台是主要应用于机关后勤单位，提供后勤服务申请到执行的，一站式数字化和标准化服务。通过平台，用户可以申请、使用机关后勤单位提供的全部功能。
智慧后勤服务平台主要包括以下功能。
1、息发布及数据上报系统
信息发布及数据上报系统是后勤部门的信息枢纽，日常工作安排、会议通知、服务标准等信息发布都需要进行，除过信息发布，在日常后勤服务中，后勤人员的工作标准及对应信息的上传，都需要依靠此系统，除基本的发布与上传之外，智慧系统还会通过标准化程序，将上传或发布信息模板化发布，清晰的查明数据分布。
2、智能安防系统
建设无死角的视频监控体系，并在系统内添加行为分析系统，预防突发事件和应对应急事件。安防系统可与智慧城市大数据平台和公安的天网系统对接，实现公安监控网络的城市覆盖，有利于打造真正意义上的智慧城市。
3、智慧消防系统
机关后勤服务平台智慧消防生态架构从上至下共分五层，分别为感知执行层、数据传输层、控制管理层、信息共享层及统筹治理层，其中感知执行层、数据传输层及控制管理层属于单个工程消防报警系统建设范围，是智慧消防建设的基础。
感知执行层主要包括火灾检测设备、消防执行设备及其他辅助设备。感知执行层是智慧消防生态的基础，通过布置大量的火灾检测设备及时发现火情，同时通过联动控制切断火灾危险源或扑灭火情。
4、智慧物业服务系统
机关物业服务主要是对向各机关单位提供物业服务的公司进行管理。智慧化物业服务系统包括物业公司管理及综合报修服务等功能。物业公司管理，包括合同档案、到期提醒、费用支付提醒、合同签订流程管理、物业服务考核管理等。综合报修服务，主要针对办公中用到的供水、供电、供暖、中央空调系统等设备的定期保养和维修提供服务，从申报，审核，处理，到反馈，形成闭环，保留全部信息（维修前后照片、维修人员、消耗物料等信息），同时提供业务进程信息推送。
5、车辆管理系统
机关单位工作人员或部门在使用车辆前，都必须经过车辆使用申请服务业务流程，首先进行车辆使用的申请，然后由车辆审批调度人员对车辆使用申请进行审批管理，包括对申请的审批及对车辆信息的修改等，在审批通过后，系统生成派车单，司机按派车单中的时间、出发地、目的地等要求出车，用车者及时乘车。出车任务完成后，司机将车辆停在规定停车场，于系统中确认归队。建设车位数据实时采集系统，方便工作人员或办事人员停车。系统还提供车位数预测功能，使用者可查看停车场当前和未来几天的车位数量合理停放车辆，实现资源复合利用。并且车辆管理系统与交通部门进行数据对接，可以实时监控城市车辆的运行情况，为城市智慧交通的建设莫定基础。
6、能源消耗监控系统
能源消耗监控系统包括：在线能耗监测、反浪费管理、节约型机关线上创建管理、新能源推广管理等系统，满足大规模水电气表数据的智能化自动采集需求，按要求生成各类能源消耗报表。为创建节约型机关提供支撑。
7、智慧食堂系统
智慧食堂系统将单位食堂管理纳入平台，包括菜谱发布、订餐业务、查询业务、余额充值等。用户可以根据需求，规定时间进行订餐服务，职工食堂刷脸、手机支付，智能预约，自助取餐提高就餐效率，消费信息实时接入平台。实现对食掌的高效、精细化、自动化管理，可最大程度地避免饭菜浪费、节约大量的人工管理成本，显著提升管理效率。
二、部分功能模块设计分析
下面，本文将对智慧后勤服务平台的部分功能模块进行分析，阐述设计思路。
1、车辆管理系统设计
车辆管理系统中的各业务设计描述：
1.1车辆运维管理：主要包括车辆申请、派出调度及归队；驾驶员管理等。
用户有用车需求时，可以通过平台进行车辆申请，提交用车计划。申请人员需要填写用车人、用车部门、乘车人数、起始时间、结束时间、目的地、事由、返回时间及备注等信息。
车辆使用审批管理：包括审批车辆使用申请、车辆调度、修改车辆使用申请、删除车辆使用申请等功能。车辆使用申请通过审批员审批后，调度员既可开始车辆调度，根据出发时间、乘车人数、目的地等信息派出车辆及驾驶员。审批不通过的申请，将被退回或取消，退回的申请，用车人或单位修改后可以重新提交。审批员可以对申请中用车信息进行修改，如乘车人数、目的地等信息，也可以删除车辆使用申请。车辆调度完成、申请被删除将以系统推送或手机短信的方式提醒申请人员车辆申请情况，成功审批并调度的申请，系统将同时向驾驶员推送出车任务信息。
车辆调度业务，在软件架构设计时可使用事件驱动风格。比如将车辆调度完成作为事件，业务推送模块收到该事件后，开始向车辆申请人员、驾驶员、车辆管理单位负责人等推送相关信息；派车单模块生成派车单；车辆监督模块保存本次出车行驶轨迹等。
1.2车辆管理：包括车辆档案；保险、年审提醒；车辆购置、处置等业务。车辆档案管理是系统管理员用来对车辆信息的管理，包括新建车辆信息，修改车辆信息，删除车辆信息。新建车辆信息时，需要填写车牌号、厂牌型号、发动机号、车辆类型、购买价格、车辆照片、购买日期、定位设备信息等。修改车辆信息指系统管理员对已有的车辆信息进行修改。删除车辆信息指系统管理员对已有的车辆信息进行删除的操作。系统管理员通过车辆档案可以查看到车辆的详细信息。维护记录指车辆的维护记录，包括车辆的维修记录、加油（充电）记录、油耗记录、年检记录等。
车辆购置、处置业务，包含车辆购置、处置的全部流程。该业务可能因政策原因，需要调整流程，架构设计时适合采用虚拟机（解释器）架构风格。可以开发一个业务解释引擎及业务流程编辑器，定义若干操作。如定义①本级审批，②车辆主管部门审批，③上级审批，④价值评估，⑤报废等操作，一个车辆处置流程可能是①②③④⑤或者①④②③⑤等情况，管理员在设计完成车辆处置流程后，业务解释引擎载入已有的流程即可执行车辆处置。
1.3其他业务设计分析
车辆监督模块：自动采集车辆安装的定位设备信息，记录行驶轨迹并实现行驶数据查询。
数据分析模块：车辆运行及调度情况报表、运行成本分析、行驶里程统计、行驶区域及目的地分析、驾驶员出车情况统计、基于大数据的车辆使用预测（人数，日期，目的地等）。本功能基于一个存储大量车辆运行信息的中心数据库，各个子系统作为独立构件，仅从中心数据库取数据不能修改数据。子系统按照不同功能设计对从中心数据库中获取的数据进行处理分析并生成各类报表。
2、综合报修服务设计
综合报修服务，主要针对办公中用到的供水、供电、供暖、中央空调系统等设备的定期保养和维修提供服务，从申报，审核，处理，到反馈，形成闭环，保留相关信息，同时提供业务进程信息推送。报修系统在软件架构设计中可应用事件驱动架构风格，维修人员完成维修可作为事件，触发“生成维修竣工单”、“向报修人员反馈意见”、“上传完成照片”、“向批准人员反馈”等一系列平台的动作。
2.1报修申请
报修申请指报修人员通过平台进行设备报修申请，需要填写维修地址、申请日期、报修人、手机联系方式、故障现象、设备故障照片与备注信息。报修申请提交后，系统自动生成报修单。
2.2维修调度
维修管理员会在维修调度登记中看到报修申请列表，管理员要根据报修事项的轻重缓急、维修地址、损坏设备类别、规模大小等信息，调度不同专业的维修人员及参与维修的人数，系统自动向维修人员推送维修任务单。
2.3维修完成
维修人员接维修任务单开始对故障设备进行维修，完成维修后，填写维修人、结束日期、验收人、维修内容、物料清单、完成照片等信息。
2.4报表分析
系统可生成各个时间段、各单位的维修任务清单，对物料消耗进行统计，自动核算维修成本。通过维修数据分析，系统对易损坏设备及零件进行预测，提供零部件储备建议。
3、智慧食堂管理系统建设
智慧食堂建设，可采购现有数字化、智能化食堂管理系统及硬件设备。在此基础上进行二次开发，通过食堂数据传输标准化接口，实时将食堂运行数据同步至智慧后勤服务平台。
系统支持预约订餐、现场取餐，引入金融接口支持线上支付、充值，下线可通过图像识别设备支持刷脸支付、手机支付。
部分功能分析如下：
3.1自助订餐服务。可通过微信公众号随时随地订餐，系统根据订餐信息估算每天的所需食材用量，形成食材采购清单，食堂管理人员通过清单精准采购，有效避免食材过度采购，造成浪费，进一步节约食堂运行费用。
3.2食材出入库管理
出入库管理，包含食材供应商管理、食材入库、食材出库、过期食材处理等功能。系统根据食材入库时间及保存期限实现过期自动提醒。
3.3食谱管理及餐品评价
按照每日、每周等方式推送食谱及套餐类型。系统通过餐品评价实现就餐人员与食堂互动，进一步促进餐品制作质量。
3.4数据分析
智慧后勤服务平台利用食堂运行数据，实现数据分析、食材进出台账，运行报表、成本分析、用餐人数预测等功能。
4、其他平台功能设计分析
4.1办公用房管理服务系统设计
该系统主要通过信息化技术实现机关后勤固定房产管理的规范化、科学化、标准化，构建房产管理平台，办公用房管理员和各使用部门管理员赋予不同的权限，对本部门的办公用房进行自我管理，各使用单位可以清楚地了解本单位的办公用房情况和使用分布情况，对机关办公用房的重组、使用、分配提供重要的决策信息。系统主要功能有，房产档案管理、办公用房使用者信息管理，办公室调配、使用者及房屋分布图及各类报表管理等。
4.2能源消耗监控系统
通过在办公场所安装的各类能效感知设备，建设起能效感知物联网，具有能耗数据采集、统计、分析、预警、审计等功能，精准预测办公场所能耗趋势。基于本平台的办公用房等其他业务信息，寻找能耗高点，形成节能管理模式，实时分析人均能耗、单位建筑面积能耗、单位综合能耗（千克标准煤）等指标，输出精准能耗报表，提供节能建议。
结语：智慧化后勤服务平台实现了机关后勤服务全部业务的集成，消除了各部门各自为战的状况，形成后勤管理“一张网”。智慧化后勤服务平台的应用进一步促进机关事务信息化工作规范有序，能够有效解决传统后勤服务方式的效率低下、流程不严谨、信息利用困难等弊端，是推动机关保障方式的智慧升级、数字转型和降低运行成本的有效途径。后勤服务平台的设计开发与实现过程中，正确获取用户的需求是前提，系统开发人员的参与是开发成功的关键，各种先进智能化技术、先进理论的应用是保障。只有在系统开发中不断积累经验，增加知识储备才能应对今后的复杂工作。
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